Salah satu proses K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) adalah manajemen aset karena pekerjaan erat kaitannya dengan aset yang ada. Sayangnya, pengelolaan aset ini seringkali menjadi proses yang terlewatkan karena pekerjaan ini merupakan pekerjaan berat. Satu perusahaan umumnya harus menginvestasikan 1 departemen dengan tenaga kerja dan ribuan jam kerja setiap bulannya untuk melakukan pemantauan, status terkini, commissioning, dan pembaruan sertifikasi layak pakai, sehingga seringkali rawan human error dan banyak pekerjaan yang tidak sempat ter-cover oleh departemen terkait. Hal ini menjadi permasalahan bagi banyak sekali perusahaan di luar sana, termasuk pengelola gedung, manajemen acara, manufaktur, distribusi, dan masih banyak lagi. Hal ini juga jadi kendala bagi klien kami yang bergerak di bidang pertambangan.

Sebuah perusahaan tambang bisa memiliki hingga puluhan ribu aset, baik yang bergerak maupun tidak bergerak, serta aset yang milik sendiri dan aset yang disewa sehingga manajemen aset secara manual merupakan sebuah pekerjaan yang tak hanya besar, tapi juga kompleks dan memakan waktu yang banyak. Aset tersebut juga tersebar di area yang luas dan/atau terpencar, terkadang berbentuk kertas dan banyak diantaranya yang memiliki sertifikat dan perijinan yang beraneka ragam. Klien kami ini bercerita, sebelum beralih untuk menggunakan SENTINEL, mereka tidak memiliki informasi yang transparan tentang pemanfaatan mesin, riwayat kerusakan, serta manajemen kelayakan mesin.

Akibatnya, mereka pernah mengalami kerusakan alat sebesar excavator yang tidak diketahui oleh tim dari Head Office selama berbulan-bulan. Tim lapangan berusaha untuk mengungkapkan kekhawatiran, namun karena sistem pelaporan yang tidak transparan, seringkali pesan ini tidak tersampaikan. Tim lapangan pun berusaha memenuhi target kerja dengan cara apapun tanpa unit rusak tersebut. Bagi HO, ini masalah besar karena invoice untuk excavator tersebut tetap turun dan dibayarkan meskipun menjadi sebuah aset yang tidak produktif dan tentunya begitu merugikan perusahaan, baik dari segi finansial maupun produksi. Selain itu, sebuah alat rusak yang dibiarkan selama berbulan-bulan dapat mengakibatkan kerusakan yang lebih parah akibat tidak dikelola dengan baik.

Ketidaktahuan mengenai excavator yang rusak ini diakibatkan karena penambang yang fokus bekerja untuk memenuhi target, apapun alatnya. Tim maintenance juga tidak rutin melakukan pengecekan karena tidak adanya laporan dari para penambang. Sementara itu, bagian keuangan hanya memproses invoice yang masuk karena mereka tidak melakukan pengecekan terhadap alat-alat semacam itu.

Oleh karena itu, klien kami pun mencari cara untuk melakukan manajemen aset, media komunikasi untuk melakukan pengecekan histori kerusakan, pengingat maintenance, masa kedaluwarsa sertifikasi, dan pelaporan secara berkala demi menghindari kejadian serupa dan sebagai bentuk dukungan untuk implementasi K3 yang lebih baik. Sayangnya, dengan cara yang konvensional, hal ini menjadi sulit dilakukan karena dengan menggunakan kertas, dokumen tersebut berisiko hilang dan rusak. Kemudian, mereka pun beralih ke digital menggunakan aplikasi WhatsApp yang justru membuat masalah baru karena laporan yang masuk jumlahnya mencapai ratusan setiap harinya dan sulit untuk menyortir prioritas dengan jumlah sebanyak itu.

Maka dari itu, kini klien kami pun berkolaborasi dengan SENTINEL yang memiliki fitur manajemen commissioning, inspeksi, dan kelayakan aset yang tentunya bisa mencatat seluruh aset yang ada di inventaris dan melaporkannya hanya dengan memindai kode QR maupun melalui sensor RFID. Seluruh laporan hasil inspeksi aset pun tersimpan secara digital dan dapat diperbarui secara berkala, sehingga seluruh informasi mengenai kondisi aset pun dapat diketahui secara real-time.

Kini, tiap-tiap aset yang dikelola oleh klien kami sudah dilengkapi dengan tempelan penanda aset yang nantinya memudahkan karyawan untuk melakukan aktivitas yang berkaitan dengan aset tersebut, seperti commissioning, pengecekan, perbaikan, dan lain-lain.

Apabila aset tersebut ditandai menggunakan penananda RFID, maka karyawan hanya perlu mendekatkan smartphone mereka untuk secara otomatis membacanya melalui sensor identifikasi frekuensi radio yang terdapat di aplikasi SENTINEL. Sehingga, SENTINEL bisa langsung membacanya dan menunjukkan aset yang mana yang baru saja dipindai dan karyawan bisa langsung mengisi laporan aset sesuai dengan keperluan, entah itu commissioning, inspeksi, perbaikan, dan lain-lain. Hasil laporannya pun bisa langsung diterima oleh pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan aset tersebut tanpa khawatir laporannya rusak atau pun hilang.

Dengan menggunakan RFID, detail aset juga bisa ditangkap secara jarak jauh yang membuat penandaan aset lebih efektif. Dengan fitur ini, aset yang berada tidak pada tempatnya pun akan dapat dideteksi. Contohnya, apabila karyawan yang mengoperasikan alat berat tidak pada tempatnya, aplikasi SENTINEL dapat melacak keberadaan alat berat tersebut dan memberikan tanda notifikasi.

Hal yang sama juga akan terjadi jika asetnya ditandai dengan kode QR. Dengan aplikasi SENTINEL di smartphone, karyawan hanya perlu memindai kode QR saja yang nantinya informasi mengenai aset tersebut akan ditampilkan di layar. Selebihnya, seluruh rangkaian pelaporannya akan sama dengan jika asetnya dipindai menggunakan pemindai RFID.

Dengan beralih ke SENTINEL, kini klien kami dapat dengan mudah melakukan pelacakan dan manajemen aset yang lebih efisien dan meminimalisir kebutuhan untuk ruang arsip yang lebih besar, serta seringnya aktivitas keluar-masuk ruang arsip untuk mengecek histori. Tidak perlu repot mencatatkan aset di kertas yang rawan rusak dan hilang setiap inspeksi, kini mereka hanya perlu mendekatkan smartphone mereka ke aset yang telah ditandai dengan RFID dan kode QR untuk mempermudah proses pengelolaan aset sehingga jadi lebih efektif dan efisien.